Учёт времени — полное руководство

для сотрудника

Что это и зачем

Сервис заменяет бумажный табель и звонок руководителю «я пришёл». Вы отмечаете приход и уход одной кнопкой, фотография и геопозиция автоматически прикладываются к смене.

для сотрудника

Первый вход

Логин и временный пароль вам выдаёт администратор. Поменяйте пароль сразу после первого входа.

1. Откройте сайт компании в браузере.

   Адрес выдаст администратор — например https://vdduchet.site. Работает в Chrome, Safari, Firefox, Яндекс.Браузере.

2. Введите логин и пароль.

   Если пароль не подходит — сначала проверьте раскладку, потом обратитесь к администратору.

3. Откройте «Профиль» и смените пароль.

   Кнопка «Сменить пароль» в личном профиле. Используйте 8+ символов, цифры и буквы.

4. Разрешите камеру и геолокацию.

   Браузер спросит при первой отметке. Если нечаянно отказали — откройте настройки сайта в браузере и поменяйте.

для сотрудника

Установка как приложение (PWA)

Сайт можно «установить» на телефон одной кнопкой. Дальше открывается с иконки на главном экране, как обычное приложение.

Android · Chrome / Яндекс.Браузер

1. Откройте сайт, войдите.
2. Меню браузера ⋮ → «Добавить на главный экран» / «Установить приложение».
3. Подтвердите название — на рабочем столе появится иконка.

iPhone · Safari

1. Откройте сайт в Safari (не в Chrome — на iOS PWA устанавливается только из Safari).
2. Нажмите кнопку «Поделиться» ⬆ внизу экрана.
3. Выберите «На экран Домой» → «Добавить».

для сотрудника

Привязка Telegram

Привязка нужна, чтобы получать уведомления о смене, премиях, объявлениях и сообщениях от руководителя прямо в Telegram.

1. Откройте «Профиль» в приложении.

   Найдите блок «Telegram» и нажмите «Получить код привязки» — система покажет 6-значный код.

2. Откройте Telegram и найдите бота компании.

   Имя бота выдаст администратор. Например @vdd_company_bot.

3. Нажмите «Старт» и отправьте код.

   Бот пришлёт «Связь установлена ✅». С этого момента уведомления будут приходить.

для сотрудника

Отметка прихода и ухода

Каждая смена закрывается двумя отметками: «Пришёл» в начале и «Ушёл» в конце. Система сделает фото и проверит, что вы на объекте.

Отметиться через QR на стене / двери

1. Подойдите к QR-коду на объекте.

   QR обычно висит в подсобке, на стене у входа или на двери. Если кода нет — попросите администратора его распечатать.

2. Отсканируйте QR камерой телефона.

   Откроется страница приложения с уже выбранным объектом. Войти в систему может потребоваться ещё раз.

3. Нажмите «Пришёл».

   Браузер сделает селфи, определит вашу геопозицию и отправит на сервер.

4. Дождитесь сообщения «Отметка принята».

   Если высветилась ошибка «Вы вне геозоны» — подойдите ближе к объекту и попробуйте снова.

Если QR недоступен

Откройте приложение, на странице «Отметиться» нажмите «Пришёл» без объекта. Геозона не проверится, но смена откроется. Администратор увидит отметку без объекта.

Уход с работы

1. В конце смены откройте приложение и нажмите «Ушёл».
2. Снова сделайте селфи и подтвердите геопозицию.
3. Смена закрывается, появляется в истории с подсчётом часов.

для сотрудника

График смен и история

В разделе «Мой график» — план на неделю и месяц. В «Истории» — все ваши смены с фото, начисленные часы и зарплата.

График

• Серые дни — выходные / не запланировано.
• Синие — запланированная смена с временем.
• Жёлтые — в отпуске или на больничном (одобрено).
• Зелёные — смена уже закрыта.
• Красные — пропущенная смена (если такие были).

История

Каждая запись — одна смена с приходом, уходом, длительностью, объектом и (если включено) фотографиями. Здесь же можно скачать расчётный листок за месяц в PDF.

для сотрудника

Отпуск и больничный

Заявку можно подать прямо из приложения. Администратор увидит её в своём кабинете и одобрит / отклонит.

1. Раздел «Заявки» → «Создать».

   Выберите тип: отпуск, больничный или отгул.

2. Укажите даты «С» и «По».

   Можно подать на один день или на длительный период.

3. Опционально опишите причину.

   Текст увидит только администратор. Если речь о больничном — приложите фото справки на следующий день после возвращения.

4. Дождитесь решения.

   Уведомление о решении придёт в Telegram и push. Статус заявки виден в разделе.

для сотрудника

Чат и объявления

Прямой канал связи с руководителем и общая лента объявлений компании.

Личные чаты

Раздел «Чат» в нижнем меню. Сверху — общий чат всей команды, ниже — личные диалоги с администраторами. Бейдж с числом — непрочитанные сообщения.

Объявления

Раздел «Уведомления» (иконка колокольчика). Здесь видно объявления от руководства: смена графика, праздники, новости компании. Прочитанные тонким серым, новые — жирным с синей точкой.

для сотрудника

Тревожная кнопка 🚨

Если на работе случилось что-то опасное — пожар, нападение, авария — нажмите тревожную кнопку. Администратор и охрана получат уведомление с вашими координатами.

• Кнопка 🚨 в правом верхнем углу приложения.
• Появляется подтверждение «Отправить тревожный сигнал руководителю?».
• После подтверждения — мгновенное уведомление в Telegram админам с вашим именем, временем и ссылкой на Яндекс.Карты.

для сотрудника

Профиль и пароль

В профиле — ваше ФИО, должность, ставка, история выплат, привязка Telegram и push, кнопка смены пароля.

• Сменить пароль: кнопка в профиле, минимум 8 символов.
• Оплата: ваша дневная ставка и коэффициенты сверхурочных, ночных и праздничных смен. Меняет только администратор.
• История выплат: что и когда было выплачено, с возможностью скачать расчётный листок за нужный месяц.
• Push-уведомления: разрешите в браузере при первом запросе. Без них уведомления в Telegram продолжат работать.

для всех

AI-помощник

Спрашивайте, как пользоваться сервисом, в чате с AI прямо в меню.

• Раздел «AI-помощник» в боковом меню (✦) — открывает чат с ассистентом.
• Отвечает только на вопросы про сервис: отметки, смены, зарплата, заявки, чат, объявления, права админов, реквизиты, Telegram-бот, push-уведомления, многоязычный интерфейс.
• На посторонние темы (рецепты, новости, общая жизнь, программирование) вежливо отказывает — это сделано специально, чтобы не тратить токены клиента.
• История диалога живёт только во вкладке браузера — никаких персональных данных в БД сервиса не сохраняется.
• Ограничение: 30 вопросов за 5 минут на пользователя (защита от спама).
• Под капотом — Claude Sonnet через OpenRouter / Anthropic. Текст вопроса передаётся провайдеру без имён и идентификаторов сотрудника. Подробности — в политике обработки ПДн, раздел 6.

для администратора

Обзор админки

Админская панель состоит из шести крупных разделов: дашборд, команда, графики, зарплата, объекты и настройки. Все они в верхней навигации.

для администратора

Реквизиты компании

Заполните один раз — данные подставятся в расчётные листки, договоры и счета клиентам.

Раздел «Настройки → Реквизиты». Четыре блока:

• Юридическое лицо — название, форма (ООО / ИП / самозанятый), ИНН, КПП, ОГРН, налоговый режим (ОСНО / УСН / ПСН / НПД).
• Адреса — юридический и почтовый.
• Банковские реквизиты — банк, БИК, корсчёт, расчётный счёт.
• Руководитель и контакты — ФИО директора, должность, телефон, e-mail.

для администратора

Объекты и QR

Объект — это место, где сотрудники отмечаются. Может быть магазин, офис, склад, стройка. Каждый объект имеет геозону и уникальный QR-код.

1. Раздел «Объекты» → кнопка «+ Новый объект».

   Откроется форма с картой.

2. Введите название и адрес.

   Адрес можно ввести вручную или нажать «Найти по адресу» — карта сама центрируется на нужной точке через геокодер (Яндекс / OpenStreetMap).

3. Поставьте маркер на карте.

   Кликните по точному месту входа или просто перетащите маркер. Координаты заполнятся автоматически.

4. Укажите радиус геозоны.

   В метрах. Магазин — 50–100 м. Стройка — 200 м. Допуск GPS — 100 (город) или 200 (поля / стройка).

5. Сохраните — получите QR.

   Распечатайте картинку и повесьте на видном месте. Сотрудники сканируют его перед отметкой.

Как работает геозона

Когда сотрудник отмечается, сервис проверяет: его координаты + точность GPS должны попадать в круг радиуса вокруг объекта. Если выходит за пределы — отметка отклоняется.

для администратора

Сотрудники

Полная карточка сотрудника, ставки, статусы, увольнение / восстановление.

Создание сотрудника

1. «Команда → Сотрудники» → «+ Новый сотрудник».

   Откроется форма с 4 полями обязательных полей и блоком «Оплата».

2. Логин и временный пароль.

   Логин латиницей, пароль выдадите сотруднику отдельно. Он сменит сам.

3. ФИО, должность, телефон.

   Имя обязательно — оно появляется во всех уведомлениях. Должность и телефон — для удобства.

4. Ставка за смену и коэффициенты.

   Дневная ставка в рублях. По умолчанию: сверхурочные ×1.5, ночные ×1.2, праздничные ×2.0. Меняется индивидуально.

Статусы сотрудников

Быстрые действия

В развёрнутой карточке сотрудника есть кнопки:

• Отправить в отпуск — выбираете даты, сразу создаётся одобренная заявка.
• На больничный — то же самое для больничного (по умолчанию один день).
• Уволить / Восстановить — деактивирует / активирует учётку.
• Сменить пароль — задаёте новый пароль, сотрудник получит уведомление.

Фильтры списка

Сверху таблицы — цветные пилюли: все / на работе / не работают / в отпуске / на больничном / уволены. Один клик — отображаются только нужные.

для администратора

Графики и смены

Планирование смен на день / неделю / месяц + производственный календарь с праздниками.

Планирование смен

«Графики → Планирование смен». Сетка: строки — сотрудники, столбцы — даты. Кликните в ячейку — откроется форма «начало / конец» смены. Можно копировать график недели на следующую.

Производственный календарь

«Графики → Производственный календарь». Здесь отмечаются:

• Праздничные дни (за работу — двойная оплата).
• Сокращённые дни (предпраздничные, на 1 час короче).
• Выходные переносы (когда субботу делают рабочей вместо праздника).

На начало года достаточно один раз импортировать готовый календарь.

для администратора

Зарплата и выплаты

Расчёт идёт автоматически из закрытых смен и личных ставок сотрудника. Премии и штрафы — отдельно.

Формула расчёта

Зарплата = (отработанные дни × ставка_за_смену)
         + сверхурочные часы × (ставка/8) × (коэф−1)
         + ночные часы        × (ставка/8) × (коэф−1)
         + праздничные часы   × (ставка/8) × (коэф−1)
         + премии
         − штрафы

• День засчитывается, если отработано ≥ 4 часов. Меньше — смена помечается как «короткая» и не идёт в зачёт.
• Сверхурочные считаются после 8 часов в день.
• Ночные — часы в окне 22:00–06:00 МСК.
• Праздничные приоритетнее ночных (двойная праздничная не суммируется с ночной).

Раздел «Смены и часы»

Журнал всех смен компании. Колонки: сотрудник, объект, начало, конец, длительность, начислено. Можно фильтровать по периоду / сотруднику / объекту.

Расчётный листок

В карточке сотрудника или в разделе «Отчёты» — кнопка «Расчётный листок» за выбранный месяц. Скачивается PDF: реквизиты компании сверху, разбивка зарплаты, премии и штрафы, итог к выплате.

Отметка «Оплачено»

В отчёте по сотруднику после выплаты нажмите «Отметить оплаченным». Это создаёт запись в журнале выплат с указанным периодом и суммой. Один период = одна выплата (повторно отметить нельзя).

для администратора

Премии и штрафы

Начисляются вручную, отдельной строкой в расчётном листке.

1. «Зарплата → Премии и штрафы» → «+ Добавить».
2. Выберите сотрудника, тип (премия / штраф), сумму, дату действия.
3. Опишите причину — она попадёт в листок и в Telegram-уведомление.
4. Сотруднику автоматически уйдёт уведомление в Telegram и push.

для администратора

Заявки на отпуск и больничный

Все заявки от сотрудников приходят в один раздел. Решение — в один клик.

1. «Команда → Заявки на отпуск».
2. Список с типом, периодом, причиной и статусом.
3. Для новой заявки кнопки «Одобрить» и «Отклонить» + поле «Комментарий».
4. Сотрудник получает уведомление с решением.

Одобренные заявки автоматически блокируют дни в графике (статус «В отпуске» / «На больничном») и исключают эти дни из расчёта зарплаты.

для администратора

Объявления

Массовая рассылка важной информации всем сотрудникам — в приложение, push и Telegram.

1. «Команда → Объявления» → «+ Новое».
2. Заголовок и текст. Поддерживается перенос строк.
3. Опубликовать.
4. В админке — статистика прочтения: кто прочёл, кто нет. Можно повторно «толкнуть» непрочитавших.

для администратора

Чат с сотрудниками

Личные диалоги и общий чат всей команды.

• «Чат» в верхнем меню — список диалогов с непрочитанными сверху.
• Сверху списка — пинит общий чат («Общий чат»), доступный всей компании.
• Каждое новое сообщение приходит сотруднику в Telegram и push.
• Сотрудник может писать только админам и в общий чат — горизонтальные коммуникации не предусмотрены.

для администратора

Отчёты и экспорт

Готовые форматы для бухгалтерии, налоговой и личного учёта.

для администратора

Аудит и API

Журнал всех значимых действий и токены для интеграции с другими системами.

Аудит-лог

«Настройки → Аудит-лог». Ведётся автоматически. Фиксирует:

• Создание / удаление сотрудников и объектов.
• Изменение ставок и коэффициентов.
• Решения по заявкам.
• Начисления премий и штрафов.
• Выплаты.
• Логин админов и неудачные попытки входа.

API-токены

«Настройки → API-токены» — для интеграции с 1С, бухгалтерией, дашбордами. Создайте токен с описанием и используйте через заголовок:

Authorization: Bearer <token>

Доступные эндпоинты документированы в README проекта (admin-only).

часто задаваемые

Частые вопросы

«Геозона не пропускает, а я на месте»

Чаще всего — погрешность GPS в помещении. Выйдите на улицу или подойдите к окну, попробуйте снова. Если повторяется — попросите админа поднять «Допуск GPS» для объекта.

«Камера не открывается»

Проверьте разрешение в настройках браузера: «Настройки сайта → Камера → Разрешить». На iPhone — обязательно Safari, не Chrome.

«Не приходят push-уведомления»

1) Откройте профиль и убедитесь что push «Включён». 2) Проверьте в системных настройках телефона, что для браузера / PWA уведомления разрешены. 3) Закройте и снова откройте приложение.

«Забыл пароль»

Самостоятельный сброс пока недоступен. Обратитесь к администратору — он задаст новый временный пароль.

«Случайно отметил приход вместо ухода»

Напишите администратору в чат. Он удалит ошибочную отметку и при необходимости создаст правильную.

«Не считается короткая смена»

По умолчанию день в зачёт идёт при ≥4 часов. Если отработано меньше — смена остаётся в журнале как «короткая», но не оплачивается. Точная формула может быть настроена под вашу компанию — уточните у администратора.

безопасность и пдн

Безопасность и персональные данные

Сервис работает по 152-ФЗ «О персональных данных» и хранит фото только для подтверждения отметок.

• Фото отметок хранятся 90 дней, потом автоматически удаляются. Метаданные смены (дата, время, объект) остаются для расчёта зарплаты.
• Геолокация используется только для проверки геозоны. Координаты приходят в Telegram-уведомления админов и сохраняются вместе с отметкой.
• Пароли хранятся в зашифрованном виде (bcrypt 12 раундов).
• Сессии работают через защищённые HTTP-only куки.
• HTTPS на всех страницах обязателен.
• Согласие на обработку сотрудники подписывают при оформлении на работу — рекомендуется приложить памятку.
• AI-функции (помощник, генератор объявлений, объяснитель листка, AI-сводка отзывов) обращаются к OpenRouter / Anthropic. Имена коллег внутри отзывов обезличиваются перед отправкой; в AI-помощник идентификаторы сотрудника не передаются.

Полный текст: Политика обработки персональных данных.

помощь

Поддержка

Если документация не ответила на вопрос — мы рядом.